Como organizar e por quanto tempo devemos guardar facturas e recibos?

4 anos ago by in Finanças
Arquivo

Quando chega à altura de reclamar uma multa por atraso ou falta de pagamento damos conta da importância na organização dos documentos.

Confira dicas úteis para manter os papéis importantes em ordem e saiba quanto tempo é preciso guardar cada documento no lugar certo e até quanto tempo os tem que manter.

O primeiro passo para organizar a papelada é separar por assuntos: contas, documentos pessoais, comprovativos, declaração de impostos de renda e assim por diante. Uma dica é usar pastas de cores diferentes para guardar os documentos. Identifique cada uma delas com etiquetas, você pode ter, por exemplo, uma pasta de “contas a pagar”, outra de “contas pagas” e uma destinada apenas para “documentos pessoais”.

Se as pastas tiverem divisórias, aproveite para ser mais específica e criar categorias para cada documento. A pasta “contas pagas” pode ser dividida em água, luz, cartão de crédito, condomínio, telefone, mensalidade escolar. Outra sugestão para as pastas com divisórias é arquivar, principalmente as contas, separando por mês.

Saiba quanto tempo guardar cada documento!

Uma sugestão é no final de cada ano rever toda a papelada para saber o que ainda vale e o que deve ir para o lixo. Manter documentos desnecessários só ocupa espaço e pode acaba por atrapalhar na hora de consultar os seus arquivos.

Depois de tudo separado e organizado, encontre um lugar para guardar os documentos em casa. Pode ser uma gaveta, um canto da escrivaninha, uma divisória armário ou usando caixas organizadoras. O importante é não descuidar da organização, mantendo a papelada sempre em ordem e as pastas em local de fácil acesso para não perder tempo quanto precisar de um documento.

Mas vamos conhecer alguns casos mais específicos…

Água, Luz, Telefone e Gás

“A Lei dos Serviços Essenciais diz que qualquer dívida a estes serviços prescreve ao fim de seis meses. Este é o período mínimo em que deve guardar a sua facturação”, esclarece o jurista Luís Pisco, da Deco. A Defesa do Consumidor aconselha a que os guarde entre seis meses e um ano, até para poder acompanhar a evolução dos seus consumos e facturação. Apesar disse, em consulta telefónica, a EDP refere o período de 5 anos.

Bens de Consumo

Falamos dos não perecíveis, aqueles cuja função não tem um prazo de tempo limitado, como um rádio novo, um computador ou um microondas. Guarde as facturas durante dois anos, o período de garantia estipulado por lei.

Um dos mais importantes direitos dos consumidores é o direito à qualidade dos bens e serviços.

Este direito implica que os bens que são fornecidos aos consumidores não podem ter defeitos. Para tal, o legislador criou a figura da garantia. Para que o consumidor possa exigir a garantia de bens móveis deve guardar o talão da compra ou certificado de garantia durante um prazo mínimo de 2 anos. Só assim poderá fazer prova da compra.

Imóveis

Os bens imóveis têm um prazo de garantia de 5 anos, devendo para isso o consumidor conservar a escritura pública de compra e venda do imóvel.

Serviços e Empreitadas

Contratou um canalizador, electricista, pedreiro, pintor ou outro profissional para obras de beneficiação ou consertos em sua casa?

Também os prestadores de serviços estão obrigados a garantir que a execução do serviço não tem defeitos. O consumidor deve guardar a factura durante 1 ano.

Se se tratar de um serviço de empreitada o consumidor deverá conservar a respectiva factura durante 5 anos.

IRS

A inspeção pode iniciar-se até ao final do 4º ano seguinte àquele a que respeita a declaração. Assim, os rendimentos e as despesas relativas a 2012, só podem ser objeto de inspeção fiscal até 31 de dezembro de 2016.

O Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares (IRS), obriga a que os contribuintes entreguem à Administração Fiscal uma declaração anual dos seus rendimentos, onde também se incluem algumas despesas, nomeadamente, valores despendidos com educação, saúde, seguros, empréstimos bancários à habitação, etc. Estas declarações bem como os respectivos documentos complementares (declarações bancárias, declarações de seguradoras, facturas, recibos salariais e declarações das entidades patronais, etc.) devem-se conservar durante 5 anos, visto que a Administração Fiscal poderá solicitar, neste prazo, a confirmação dos dados inseridos na declaração do IRS. O prazo de 5 anos também se aplica para outras declarações fiscais, tal como a declaração periódica do IVA.

Caso seja trabalhador por conta própria, profissional liberal, empresário ou qualquer outra situação incluída na categoria B, terá que guardar todos os documentos e livros relativos à sua atividade durante 10 anos.

IRC

Os Códigos do IRC e do IRS prevêem um prazo de 10 anos durante o qual devem ser mantidos em boa ordem os livros, registos contabilísticos e documentos de suporte;

Offshores

A Lei do Orçamento do Estado para 2012 (Lei 64-B/2011, de 30/12) alterou o artigo 45º da Lei Geral Tributária, o qual prevê agora que o direito de a Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) liquidar tributos (vulgo, prazo de caducidade) caduca no prazo de 12 anos quando respeite a factos tributários conexos com “offshores” (entre outras situações).

Alargou-se, assim, um prazo relativamente curto de 4 para 12 anos, ainda que sem prejuízo da necessidade de um procedimento específico para accionar a cláusula geral anti-abuso.

IVA e outros documentos de Contabilidade

Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem durante os 10 anos civis subsequentes todos os livros, registos e respectivos documentos de suporte, incluindo, quando a contabilidade é estabelecida por meios informáticos, os relativos à análise, programação e execução dos tratamentos.

Consideram-se como documentos contabilísticos todas as facturas, recibos, balanços, orçamentos, entre outros.
Importa salientar que se a empresa for fiscalizada pelas Finanças, esta só poderá utilizar como meio de prova os documentos dos últimos 4 anos. No entanto, o inspector poderá solicitar a consulta dos documentos dos últimos 10 anos.

É permitido o arquivamento em suporte eletrónico das faturas ou de quaisquer outros documentos com relevância fiscal desde que processados por computador, nos termos definidos por portaria do Ministro das Finanças. (Redacção do D.L. nº 197/2012, de 24 de Agosto, com entrada em vigor em 1 de Janeiro de 2013)

OUTROS DOCUMENTOS OFICIAIS

O prazo de conservação dos documentos emanados pelas Conservatórias do Registo Predial, Civil ou Comercial que se designam por certidões têm um prazo de validade de 6 meses. As declarações e as Certidões das Repartições das Finanças têm um prazo de validade de 1 ano.

prazo para guardar documentos de empresa,

One Response to “Como organizar e por quanto tempo devemos guardar facturas e recibos?”


carlos estevao
Janeiro 8, 2016 Responder

E caixas? Durante quanto tempo devemos, ou temos de, guardar uma caixa de um produto? Durante os 2 anos juntamente com a fatura?

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